APLIKASI PERKANTORAN MODERN

APLIKASI PERKANTORAN MODERN

NAMA              : GITA PRAMUWIDYANTI ANWAR

STAMBUK      : 20172007

DOSEN :

ZULWARMAN, S.Kom.

PROGRAM DIPLOMA III (D3)

PROGRAM STUDI MANAJEMEN INFORMATIKA

JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA

(AMIK) TRI DHARMA PALU

SULAWESI TENGAH

2017

Kata Pengantar

Assalamualaikum wr.wb

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT atas rahmat dan karunianya sehingga makalah dengan judul “Aplikasi Perkantoran Modern” dapat diselesaikan dengan baik tanpa suatu halangan apapun.

Makalah ini dibuat untuk memberikan pemahaman kepada mahasiswa tentang aplikasi perkantoran yang merupakan bagian dari sistem computer.

Semoga dengan dibuatnya makalah ini dapat memberikan wawasan dan pengetahuan baru kepada mahasiswa. Dan semoga bermanfaat bagi semua pihak.

Wassalamualaikum wr.wb

Palu, 26 Oktober 2017

Penyusun,

 BAB 1

PENDAHULUAN

A.  LATAR BELAKANG

Perkembangan yang sangat pesat sekali terasa pada dunia TI (Teknologi Informasi), terutama perangkat keras, setaip tahun dikembangakan teknologi baru pada dunia perangkat keras, perkembangan perangkat keras saja tidak akan ada artinya tanpa didukung oleh komponen lain seperti perangkat lunak dan Sumber Daya Manusia sebagai insan yang memanfaatkan kemajuan komputer. Sehebat apapun teknologi komputer saat ini tanpa didukung dengan sistem operasi tidak akan ada fungsinya.

Penggunaan komputer sudah sangat memudahkan bagi perkerjaan perkantoran, dengan menggunakan teknologi komputerisasi dalam perkantoran hal ini akan menyebabkan pekerjaan kantor menjadi lebih mekanis dan lebih terstruktur. Menggunakan komputer dalam pekerjaan kantor tentu tidak lepas dari menggunakan aplikasi yang terdapat dalam komputer tersebut.

Puji syukur atas berkat dan rahmatNYA, sehingga saya dapat menyelesaikan makalah ini. Tak lupa saya mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah memberikan dorongan bantuan dan masukannya. Saya menyadari atas kekurangan dalam penyajian makalah ini.

B.   RUMUSAN MASALAH

1.     Apa yg dimaksud aplikasi perkantoran?

2.    Apa tujuan dari aplikasi perkantoran ?

3.    Apa saja aplikasi perkantoran ?

4.    Apa saja macam-macam system aplikasi kantor?

5.    Apa kerugian dan keuntungan dari penerapan aplikasi perkartoran ?

6.    Apa  saja dampak positif dan negative aplikasi perkantoran?

C.   TUJUAN

1.     Untuk mengetahui pengertian aplikasi perkantoran

2.    Untuk mengetahui tujuan dari aplikasi perkantoran

3.    Untuk mengetahui aplikasi aplikasi perkantoran

4.    Untuk mengetahui macam-macam system aplikasi kantor

5.    Untuk mengetahui kerugian dan keuntungan dari penerapan aplikasi perkantoran

6.    Untuk mengetahui dampak positif dan negative aplikasi perkantoran

BAB 2

KAJIAN TEORI

1.     PENGERTIAN APLIKASI PERKANTORAN

            Aplikasi Perkantoran adalah semua sistem informasi formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berbeda didalam maupun di luar perusahaan. Dengan kata lain aplikasi perkantoran merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan. Asal mula otomatisasi perkantoran di awal 1960-an, ketika IBM menciptakan istilah word-processing untuk menjelaskan kegiatan devisi mesin TIK listriknya.

2.    TUJUAN APLIKASI PERKANTORAN

bertujuan untuk meningkatkan produktivitas kerja. Meminimalkan Biaya. Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, tetapi computer menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah. Pemecahan Masalah Kelompok, Aplikasi kantor dapat memberikan kemampuan antara manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik selagi mereka memecahkan masalah. Sebagai pelengkap Bukan Pengganti, aplikasi perkantoran tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional, percakapan tatap muka, percakapan telepon, peasn tertulis pada memo, dan sejenisnya. Penggabungan dan Penerapan Teknologi, misalnya antara telepon,komputer, jaringan internet,satelit, dan lainnya. Memperbarui Proses Pelaksanaan Pekerjaan di Kantor, Produk aplikasi perkantoran memungkinkan para pekerja kantor ini memproses lebih banyak dokumen secara lebih cepat dan lebih baik.

3.    APLIKASI PERKANTORAN

a.       Aplikasi Pengolah Kata

Aplikasi pengolah kata Word Processing adalah penggunaan peralatan elektronik yang otomatis dapat melakukan beberapa tugas sekaligus yang diperlukan untuk membuat dokumen baik di ketik dan kemudian mencetak dokumene tersebut.

Word Processing memberikan pemecahan masalah dengan memberikan kemampuan kepada manajer untuk membuat komunikasi tertulis yang lebih efektif untuk diberikan kepada orang lain. Dengan kata lain word processing adalah penggunaan alat elektronik yang secara otomatis dapat melakukan banyak tugas yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang ditik, dicetak maupun dikirim menggunakan email.

Jenis aplikasi pengolah kata yang sering digunakan pada keseharian pembuatan dokumen kantor adalah Ms. Word. Namun aplikasi ini merupakan aplikasi yang berbayar. Sedangkan aplikasi pengolah kata yang dapat digunakan secara gratis adalah Libre.

                                                Gambar: Microsoft office program

b.       Surat Elektronik (e-mail)

Surat elektronik atau yang sring dikenal dengan E-mail adalah pengiriman file hasil ketikan menggunakan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, menyimpan dan menerima pesan dengan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan.

Terdapat 2 jenis email yang sering digunakan secara umum, dan kedua jenis email tersebut dapat digunakan secara gratis, email tersebut berekstensi @gmail dikeluarkan oleh Google, dan @ymail yang dikeluarkan oleh Yahoo.

c.       Voice Mail

Hampir sama dengan surat elektronik tetapi pesan dikirim dengan mengucapkannya dalam telephone. Telepon juga digunaka untuk mengambil pesan yang telah dikirimkan. Perbedaanya bahwa anda hanya mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya. Dan anda menggunakan telepone untuk memanggil pesan yang telah dikirimkan kepada anda.
Voice mail memerlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk digital, kemudian mengubahnya kembali menjadi bentuk audio ketika dipanggil.

d.       Kalender Elektronik

Kalender elektronik menggunakan jaringan komputer untuk menyimpan dan memangil acara yang telah ditetapkan oleh manajer. Kalender elektronik bersifat khusus diantara aplikasi perkantoran karena ia hanya menyusun terjadinya komunikasi bukan sebagai media komunikasi.

Cara kerja kalender elektronik mirip seperti organizer. Manajer atau sekretaris dapat memasukkan pertemuan-pertemuan, membuat perubahan dan menelaah kalender itu dengan menggunakan keyboard. 

e.       Konfrensi Audio

Konfrensi audio adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat komunikasi audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis dengan tujuan melaksanakan konfrensi. Telepon Konfrensi merupakan bentuk pertama dan masih digunakan. Konfrensi audio tidak memerlukan komputer, hanya melibatkan fasilitas komunikasi 2 arah semisal telepon dan handphone. Keuntungan konfrensi audio adalah sebagai berikut:

1)    Biaya peralatan yang diperlukan untuk konfrensi audio tergolong standar

2)   Orang-orang merasa nyaman berbicara di telepon

3)   Konfrensi audio dapat disiapkan dalam waktu singkat

f.       Konferensi Video

Konfrensut video adalah penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konferensi yang tersebar secara geografis. Peralatan tersebut menyediakan hubungan audio dan video. Seiring perkembangan waktu konfrensi video dapat dilakukan oleh komputer dengan biaya yang murah. Aplikasi yang dibutuhkan untuk konfrensi Video menggunakan komputer dengan koneksi internet adalah Skype.

g.       Faxsimile

Fax merupakan singkatan dari Facsimile transmision, merupakan penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca citra dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan membuat salinan pada ujung lainnya. Saluran komunikasinya sangat sering berbentuk saluran telepon biasa. Fax berkontribusi pada pemecahan masalah dengan membagikan dokumen kepada anggota tim lain dengan mudah, tanpa dibatasi oleh letak geografis mereka.

Semua yang difotokopi dapat ditransmisikan oleh fax. Fax sangat mudah diimplementasikan dan dioperasikan. Jalur telepon suara dapat berfungsi sebagai channel-nya dan pengoperasian peralatan fax tidak sulit.

h.       Slide Presentase

Slide presentase adalah penggunaan komputer untuk tujuan memberikan tampilan materi yang dapat berupa gambar, kata, suara, maupun audio visual yang ditampilkan dalam bentuk slide. Aplikasi yang sering digunakan untuk menampilkan slide presentase adalah Ms. Power Point. Slide presentase ini sangat efektif sekali untuk menunjang  pegawai dalam melakukan presentase. 

i.         Pencitraan (Imaging)

Beberapa perusahaan memiliki volume dokumen yang besar sehingga mereka harus menyimpan dalam file agar informasi dapat dipanggil atau didapatkan kembali jika diperlukan. Untuk mengatasi masalah mengenai penyimpanan dan pemanggilan tampilan maka dapat digunakan aplikasi yang dapat menyimpan dokumen fisik menjadi dokumen digital (file) dengan menggunakan Scanner.

Dengan menggunakan scanner maka dokumen fisik yang dapat memakan tempat penyimpanan yang cukup luas, dapat diganti menjadi dokumen bersifat digital (file). Mesin scanner dihubungkan dengan komputer, mesin ini memindai dokumen yang diletakkan pada mesin tersebut kemudian memindai men-scan nya lalu merubah kedalam bentuk digital. Jika sewaktu-waktu memerlukan dokumen tersebut, pegawai dapat mencetaknya menggunakan printer.

j.        Aplikasi Pengolah Angka

Aplikai pengolah angka merupakan aplikasi yang paling sering digunakan setelah aplikasi pengolah kata pada otomatisasi perkantoran. Aplikasi pengolah angka memudahkan akuntan dalam membuat perhitungan-perhitungan keuangan dengan mudah, sehingga meminimalkan kesalahan dalam pembuatan laporan keuangan.

Aplikasi pengolah angka yang paling banyak digunakan adalah Ms. Excel yang merupakan saudara Ms. Word. Dan kedua aplikasi ini merupakan aplikasi berbayar. Sedangkan untuk aplikasi yang gratis dapat pula menggunakan aplikasi Libre. 

4.    SISTEM APLIKASI PERKANTORAN

A.    System Komunikasi Elektonik

System komunikasi elektronik (electronic communication system ) merupakan system teknologi informasi yang digunakan untuk berkomunikasi diantara individu, grup-grupkerja dan organisasi-organisasi. Yang termasuk dalam system ini adalah e-mail, voicemail, facsimile dan bulletin board system.Bulletin board system (BBS) adalah suatu lokasi lewat jaringan internet yangmemungkinkan suatu pesan disimpan di lokasi dan selanjutnya dapat diakses dandidesain oleh orang lain

B.     System Kolaborasi Elektronik

Sytem kolaborasi elektronik adalah suatu system yang tidak hanya pertukaran komunikasi atau pesan, tetapi juga bagaimana informasi atau pesan tersebut digunakan untuk bekerja sama. Contoh aplikasi yang tergolong dalam system kolaborasi adalah teleconference dan telecommuting. Telecommuting adalah kolaborasi elektronik yang digunakan oleh pekerja yang bekerjadari jarak jauh dengan kantornya

C.     System Publikasi Dan Pengolahan Imej Elektronik

System publikasi elektronik (electronic publishing system) adalah penggunaan teknologi informasi untuk keperluan pembuatan dokumen tercetak. Yang termasuk aplikasi dari system pubikasi dan pengolahan imej elektronik adalah desktop publishing, elektonik document management, presentase graphics dan multimedia presentation. Elektonik document management (EDM) merupakana system penyimpanan document yang membentuk basis data imej (image database) yang nantinya dapat diakses dandiproses kembali. Presentation graphic digunakan untuk menampilkan grafik yang akan dipresentasikan. Sedangkan multimedia presentation tidak hanya mempresentasikan grafik saja, tetapi memungkinkan untuk mempresentasikan dalam beberapa bentuk media seperti teks, grafik, foto, suara dan video.

D.    System Pengolahan Kantor 

System pengolahan kantor (office management systems) merupakan system kantor otomatis yang mendukung orang-orang di organisasi untuk mengorganisasikan aktivitas-aktivitas kerja mereka. Yang termasuk dalam system ini adalah desktop accessories dan electronic scheduling atau kalender elektronik. Desktop accessories menyediakan alat-alat seperti kalkulator, kalender, jam, notepad, daftar nomer telepon dan daftar jam janjian. Electronic scheduling membantu pemakai-pemakai system ini untuk mengatur skejul kerja mereka.

E.     System Elektronik Formal

System Elektronik Formal didokumentasikan dengan suatu sistem prosedur tertulis. Diterapkan diseluruh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi, mirip dengan SIM

F.      System Elektronik Informal

System Elektronik Informal tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis. Sistem-sistem ini diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluannya sendiri.

5.    KEUNTUNGAN DAN KERUGIAN APLIKASI PERKANTORAN

a.       Keuntungan penggunaan aplikasi perkantoran :

1)      Meningkatkan Produktifitas Kerja

2)      Meningkatkan Efisiensi Waktu dan Tenaga

3)      Alur Informasi Dalam Kantor menjadi semakin cepat  Dll

b.       Kerugian apenggunaan aplikasi perkantoran :

1)      Menjadi Ketergantungan akan teknologi

2)      Akan adanya penggantian kerja yang dulunya dilakukan oleh manusia sekarang dilakukan oleh system

3)      Banyaknya ahli-ahli komputer yang tidak bertanggung jawab yang bisa merugikan perusahaan seperti pencurian data rahasia.

6.    DAMPAK POSITIF DAN NEGATIF PENGGUNAAN APLIKASI PERKANTORAN

a.    Dampak positif

Mendorong untuk belajar keterampilan baru. Pekerjaan-pekerjaan yang menjemukan dapat dialihkan ke mesin-mesin. Lebih mudah dan cepat dalam memperbaiki kesalahan-kesalahan.  Bertambahnya kesempatan dalam bidang pemeliharaan peralatan, teknologi/elektronik, programmer dan rekayasa software. Kesempatan untuk memperpendek dari kerja setiap minggu. Lebih sedikit pekerjaan

b.    Dampak negatif

Cenderung karyawan menjadi “machine-minders”. Masalah kesehatan sebagai ekses dari peralatan seperti layar, printer dan sebaginya. Kehilangan kontak personal, karena penyampaian informasi dilakukan oleh mesin. Implikasi terhadap pemberi pekerjaan. Memerlukan waktu untuk perubahan dari sistem manual ke sistem elektronik. Menimbulkan keresahan pada karyawan pada tahap penerapan. Tidak seluruh software yang tersedia pasti sepenuhnya memenuhi kebutuhan

BAB 3

PENUTUP

A.   KESIMPULAN

Tahun 1964 diperkenalkan satu generasi baru alat penghitung yangmempengaruhi cara penggunaan komputer. Konsep penggunaan komputer sebagai SIM (Sistem Informasi Manajemen) dipromosikan oleh pembuatkomputer untuk mendukung peralatan baru tsb. Konsep SIM (Sistem InformasiManajemen) menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuanutama menghasilkan informasi manajemen.

Aplikasi perkantoran memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktivitas diantara para manajer dan pekerja kantor melalui penggunaan alat elektronik. Aplikasi perkantoran telah berkembang meliputi beragam aplikasi seperti konferensi jarak jauh, voice mail, e-mail, electronik calendaring dan facsimile transmission. Komputer dapat diprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia, suatu aplikasi yang dinamakan kecerdasan buatan (artificial intelligence).

C.    DAFTAR PUSTAKA

http://adidocsite.blogspot.co.id/2015/05/makalah-otomatisasi-perkantoran.html (diunggah Friday, 8 May 2015 05:35 diunduh 26 Oktober 2017)

http://www.anugerahdino.com/2014/10/jenis-jenis-aplikasi-otomatisasi-kantor.html (diunggah 14 Oktober 2014  diunduh 26 Oktober 2017)